बिज़नेस चलाने वाले WhatsApp ग्रुप्स की जगह क्या लाएँ

ज़्यादातर बिज़नेस किन ग्रुप्स पर चलते हैं

इसमें किसी की ग़लती नहीं है। सबके पास पहले से WhatsApp है और यह तेज़ है। समस्या यह है कि चैट संदेशों की धारा है, और काम को एक सूची चाहिए।

• “नई पूछताछ” ग्रुप: लीड फ़ॉरवर्ड होती है, कोई “नोटेड” लिखता है, और कोई वापस फ़ोन नहीं करता। किसी को नहीं पता कि यह किसके ज़िम्मे है।
• “बकाया भुगतान” ग्रुप: रिमाइंडर दूसरे संदेशों के नीचे दब जाते हैं, और बकाया रक़म महीने के अंत में पता चलती है, पहले नहीं।
• “मंज़ूरी” ग्रुप: कोटेशन की फ़ोटो पर अँगूठे का निशान मिलता है, और हफ़्तों बाद किसी को नहीं मिलता कि क्या तय हुआ था।

एक सरल सिस्टम से क्या बदलता है

• हर पूछताछ का एक ज़िम्मेदार और एक अगला क़दम होता है, और किसी को पूछना नहीं पड़ता कि “किसी ने उन्हें फ़ोन किया क्या?”।
• बकाया भुगतान किसी की याददाश्त में नहीं, तारीख़ के क्रम में एक सूची में रहते हैं।
• मंज़ूरियाँ उसी कोटेशन या दस्तावेज़ के साथ, नाम और समय सहित दर्ज होती हैं।
• जो भी देर से चल रहा हो, वह समस्या बनने से पहले लाल हो जाता है, ताकि सुबह की शुरुआत ज़रूरी कामों से हो।

तैयार सॉफ़्टवेयर या कस्टम?

अगर कोई तैयार CRM या अकाउंटिंग टूल आपके काम करने के तरीक़े में फ़िट बैठता है, तो उसे ही इस्तेमाल करें। वह सस्ता पड़ेगा। कस्टम सॉफ़्टवेयर तब अपनी क़ीमत वसूलता है जब आपकी प्रक्रिया ही आपको अलग बनाती है, जब आप वरना तीन टूल्स के पैसे देकर भी उन्हें जोड़ने के लिए Excel चलाते, या जब आपकी टीम कोई आम टूल अपनाएगी ही नहीं।

बड़े प्रोजेक्ट के बिना शुरुआत कैसे करें

1. वह एक ग्रुप चुनिए जो आपको सबसे महँगा पड़ता है। आमतौर पर वह पूछताछ या भुगतान होता है।
2. आज असल में क्या होता है, क़दम-दर-क़दम लिखिए, जुगाड़ों समेत।
3. उस एक काम का क्लिक करने लायक़ प्रोटोटाइप बनवाइए और अपनी टीम को एक हफ़्ता उसे इस्तेमाल करने दीजिए।
4. उसके बाद ही पूरे सिस्टम का फ़ैसला कीजिए, हर चरण की तय क़ीमत के साथ।

हमारा बनाया एक उदाहरण

रियल एस्टेट सेल्स टीमों के लिए हमने REOS बनाया, जो हर दिन “ध्यान दें” सूची से खुलता है: बिना ज़िम्मेदार की लीड्स, ख़त्म होने वाले होल्ड और देर से चल रही बुकिंग। यह विचार किसी भी बिज़नेस पर लागू होता है: सिस्टम ख़ुद बताता है कि क्या करना है, आपको स्क्रॉल करके ढूँढना नहीं पड़ता।